Muchos empresarios no encontraron las metodologías demostrativas para el cumplimiento normativo para reducir la jornada laboral el 15 de julio del 2023, ya que realizaron la reducción de la jornada laboral de hecho, pero no tienen evidencias de cómo y cuándo lo hicieron. Al mismo tiempo, el Ministerio del Trabajo ha empezado a abrir investigaciones administrativas en contra de empleadores por no realizar de una forma correcta la reducción de la jornada máxima laboral semanal en una hora en el 2023, cayendo la carga de la prueba hacia los empresarios.
Este artículo se centrará específicamente en el deber de notificación de los empleadores a sus trabajadores comunicándoles la reducción de la jornada laboral y de las pruebas y evidencias documentales que se deben dejar, a fin de cumplir con los requerimientos del Ministerio del Trabajo.
Para ello, en primera medida es necesario tener el contexto normativo de la ley 2101 de 2021 que redujo la jornada máxima laboral para los trabajadores de 48 horas semanales a 42 horas semanales, no obstante, el propio legislador indicó que esta reducción se debía hacer gradual con el fin de no afectar la operatividad y productividad de las empresas.
Preliminarmente, vale la pena recordar que conforme al artículo 3 de la norma referenciada, la jornada máxima laboral semanal se reducirá de la siguiente forma:
| JORNADA LABORAL MÁXIMA SEMANAL | DÍA, MES Y AÑO |
| 47 HORAS | 15 de Julio de 2023 |
| 46 HORAS | 15 de julio de 2024 |
| 44 HORAS | 15 de julio de 2025 |
| 42 HORAS | 15 de julio de 2026 |
La implementación dentro de la empresa de la ley 2101 de 2021, no se puede tomar a la ligera, pues se requiere de un esfuerzo del empleador de emitir una instrucción clara a todos los colaboradores respecto del nuevo horario laboral, la jornada máxima, el inicio del trabajo suplementario, entre otros elementos. Se debe contar con una estrategia solida de cumplimiento del deber de información, dejando en cada paso las pruebas y evidencias del proceso realizado, para una eventual exhibición ante el inspector de trabajo.
El anterior procedimiento debe tener una importancia central en el 2023 y en los años subsiguientes, a fin de mitigar los riesgos legales de una investigación administrativa por parte del Ministerio del Trabajo y la imposición de una cuantiosa multa hasta por 5.000 smlmv.
Existen diferentes herramientas al interior de las organizaciones para que los empresarios cumplan este deber de información, dejando las pruebas y evidencias que requieren. De manera particular recomendamos considerar por lo menos uno de los siguientes:
- Emitir, publicar y divulgar memorandos gerenciales y notificaciones particulares a los trabajadores.
- Modificar el Reglamento Interno de Trabajo, ajustándolo a la normatividad vigente.
- Modificar los contratos individuales de trabajo.
- Indicar la jornada laboral desarrollada por los trabajadores en desprendibles de pago y planillas.
- Publicar un documento que explique la reducción de la jornada laboral en sitios visibles por los trabajadores. (Puede ser el mismo memorando del primer numeral)
Con los soportes del desarrollo de alguna o todas las anteriores metodologías se estaría mitigando el riesgo de investigaciones y sanciones por parte del Ministerio del Trabajo, pues bajo la nueva dirección de la entidad, las investigaciones administrativas y sancionatorias tienen un enfoque de mayor sanción hacia los empleadores.
Nicolás Díaz Guevara
Abogado – USTA
